QUI ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY
1. Quản lý Máy photocopy:
Bộ phận quản lý có trách nhiệm lập sổ theo dõi máy photo thuộc bộ phận mình gồm các mục sau: Xuất xứ máy, giá máy, ngày mua, ngày sửa chữa, nội dung sửa chữa, đơn vị sữa chữa, giá sữa chữa v.v. Các trường hợp sữa chữa máy thì Bộ phận quản lý phải ghi đầy đủ các nội dung như trên vào sổ theo dõi.
2. Sử dụng:
- Máy photocopy chỉ sử dụng cho việc photo các tài liệu, giấy tờ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Sau khi sử dụng xong, người sử dụng phải tắt máy photocopy, nhấc phần dùng để che tài liệu để giảm nhiệt cho máy.
- Khi muốn sử dụng máy photocopy thì người sử dụng phải chuyển tài liệu, giấy tờ photocopy cho Bộ phận quản lý, bộ phận quản lý lập sổ theo dõi việc photo tài liệu, hồ sơ. Sổ photo tài liệu gồm các cột sau: ngày giờ, bộ phận, người giao, tên tài liệu, số trang, chữ ký của người giao, thời gian dự kiến nhận, ghi chú.
- Bộ phận nào có nhu cầu photo tài liệu thì giấy do bộ phận đó cung cấp.
- Việc photo tài liệu phải thực hiện theo thứ tự, những người có nhu cầu photo tài liệu không được đi lại trong phòng, đứng quanh máy photocopy làm ảnh hưởng đến trật tự, thực hiện công việc của bộ phận để máy photo.
3. Qui định này có hiệu lực kể từ ngày tháng năm 200.
