Căn cứ vào quy định tại Điều 14 quyết định 553/QĐ-BHXH. Hồ sơ và quy trình cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH gồm:
1. Hồ sơ:
1.1.
Cấp lại, đổi sổ BHXH: Thực hiện theo quy định tại Điều 32, Quy định
quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo
Quyết định số 1111/QĐ-BHXH.
1.2.
Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: Thực hiện theo quy định tại
Điều 34, Quy định quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban
hành kèm theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH.
Down load Biểu Mẫu : Hồ sơ đề nghị thay đổi thông tin
2. Quy trình tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ:
2.1. Cấp lại, đổi sổ BHXH không phải thay đổi thông tin.
2.1.1. BHXH huyện:
- Bộ phận một cửa: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH từ đơn vị, cá nhân (theo phân cấp quản lý), chuyển hồ sơ cho bộ phận Cấp sổ, thẻ; trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất: Chuyển hồ sơ cho bộ phận một cửa BHXH tỉnh.
-
Bộ phận Cấp sổ, thẻ: Nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa; kiểm tra, đối chiếu
hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý và cơ
sở dữ liệu của BHXH Việt Nam; ký xác nhận nội dung thẩm định, trình
Giám đốc phê duyệt và in sổ BHXH; chuyển hồ sơ, sổ BHXH cho bộ phận một
cửa để chuyển trả cho tổ chức, cá nhân và thực hiện lưu trữ đúng quy
định.
2.1.2. BHXH tỉnh:
- Bộ phận một cửa: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH từ tổ chức, cá nhân (theo phân cấp quản lý) và hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất từ bộ phận một cửa BHXH huyện chuyển đến, chuyển hồ sơ cho phòng Cấp sổ, thẻ.
-
Phòng Cấp sổ, thẻ: Nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa; kiểm tra, đối chiếu
hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý và cơ
sở dữ liệu của Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam.
+
Trường hợp dữ liệu khớp đúng: Lập biên bản thẩm định, cán bộ thẩm định
và Trưởng phòng ký xác nhận nội dung thẩm định vào biên bản và đơn đề
nghị cấp lại sổ BHXH; trình Giám đốc phê duyệt và in sổ BHXH; chuyển hồ
sơ, sổ BHXH cho bộ phận một cửa để chuyển trả cho tổ chức, cá nhân và
thực hiện lưu trữ đúng quy định.
+
Trường hợp khi đối chiếu hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH với cơ sở dữ
liệu đang quản lý và dữ liệu của Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam: Nếu
có nghi vấn phải liên hệ với BHXH tỉnh nơi người tham gia BHXH, BHTN đã
tham gia BHXH, BHTN trước đó để xác minh lại quá trình đóng BHXH, BHTN.
Nếu phát hiện người tham gia đã hưởng BHXH một lần thì liên hệ với BHXH
tỉnh hoặc huyện nơi giải quyết chế độ BHXH để xác minh lại. Nếu đã hưởng
BHXH một lần thì không tính thời gian đã hưởng và thông báo cho tổ chức
hoặc người tham gia biết.
2.2. Cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH:
2.2.1. BHXH huyện:
-
Bộ phận một cửa: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại, điều chỉnh tiền
lương, tiền công, phụ cấp, mức đóng, cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề,
điều kiện làm việc của người lao động đóng BHXH, BHTN từ sau ngày
31/12/2008 trên sổ BHXH từ tổ chức, cá nhân (theo phân cấp quản lý),
chuyển hồ sơ cho bộ phận Thu; các trường hợp cấp lại sổ BHXH, điều chỉnh
sổ BHXH còn lại chuyển hồ sơ cho bộ phận một cửa BHXH tỉnh. Nhận lại hồ
sơ đã giải quyết từ bộ phận Cấp sổ, thẻ để trả tổ chức, cá nhân. Khi
phát thẻ BHYT mới cho đơn vị phải thu hồi thẻ BHYT cũ nộp trả bộ phận
Cấp sổ, thẻ.
- Bộ
phận Thu: Nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa BHXH huyện chuyển đến; kiểm tra,
đối chiếu và nhập nội dung điều chỉnh vào chương trình SMS; chuyển hồ
sơ cho bộ phận Cấp sổ, thẻ.
-
Bộ phận Cấp sổ, thẻ: Nhận hồ sơ từ bộ phận Thu chuyển đến; kiểm tra,
đối chiếu hồ sơ đề nghị điều chỉnh với dữ liệu trong chương trình SMS.
Trường hợp dữ liệu đã nhập vào chương trình SMS có sai sót thì chuyển
lại hồ sơ cho bộ phận Thu để kiểm tra, điều chỉnh. Trường hợp dữ liệu đã
nhập vào chương trình SMS khớp đúng: Trình Giám đốc BHXH huyện phê
duyệt hồ sơ điều chỉnh, chuyển dữ liệu về BHXH tỉnh, sau khi BHXH tỉnh
kiểm tra, cho phép thì in nội dung điều chỉnh trong sổ BHXH. Trường hợp
có thay đổi về nhân thân đối với người đang tham gia BHXH, BHYT thì in
cả thẻ BHYT mới chuyển hồ sơ, sổ BHXH, thẻ BHYT cho bộ phận một cửa,
thực hiện nộp lưu trữ theo quy định.
2.2.2. BHXH tỉnh:
-
Bộ phận một cửa: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH từ
tổ chức, cá nhân (theo phân cấp quản lý) và hồ sơ đề nghị cấp lại, điều
chỉnh sổ BHXH từ bộ phận một cửa BHXH huyện chuyển đến, chuyển hồ sơ
cho phòng Thu. Khi trả hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc kèm theo thẻ BHYT
thì thu hồi thẻ cũ trả lại cho phòng Cấp sổ, thẻ.
- Phòng Thu: Nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa chuyển đến; tiến hành thẩm định, nhập nội dung điều chỉnh vào chương trình SMS, viết phiếu điều chỉnh chuyển hồ sơ cho phòng Cấp sổ, thẻ.
-
Phòng Cấp sổ, thẻ: Nhận hồ sơ từ phòng Thu chuyển đến; kiểm tra, đối
chiếu hồ sơ đề nghị điều chỉnh với dữ liệu trong chương trình SMS.
Trường hợp dữ liệu đã nhập vào chương trình SMS có sai sót thì chuyển
lại hồ sơ cho phòng Thu để kiểm tra, điều chỉnh. Trường hợp dữ liệu đã
nhập vào chương trình SMS khớp đúng: In sổ BHXH hoặc ghi nội dung điều
chỉnh trong sổ BHXH trình Giám đốc BHXH tỉnh ký phê duyệt; in thẻ BHYT
mới theo nội dung đã điều chỉnh (đối với đơn vị do tỉnh thu), chuyển hồ
sơ, sổ BHXH, thẻ BHYT cho bộ phận một cửa để chuyển trả cho tổ chức, cá
nhân và thực hiện nộp lưu trữ theo quy định.
3. Thời hạn giải quyết:
3.1.
Cấp lại, đổi sổ BHXH (bao gồm cả trường hợp đổi sổ do thay đổi, cải
chính họ tên, ngày tháng năm sinh): Không quá 45 ngày làm việc kể từ
ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trong đó: - BHXH huyện: 10 ngày
- Bộ phận một cửa: 04 ngày
- Phòng Thu: 21 ngày
- Phòng Cấp sổ, thẻ: 10 ngày
3.2. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: Không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trong đó:
- BHXH huyện: 07 ngày
- Bộ phận một cửa: 03 ngày
- Phòng Thu: 13 ngày
- Phòng Cấp sổ, thẻ: 07 ngày
Lưu ý: Trường hợp cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH cho
người lao động thuộc các đơn vị sử dụng lao động do BHXH tỉnh trực tiếp
quản lý thu BHXH: Thời hạn giải quyết của các phòng nghiệp vụ vẫn giữ
như trên để trả hồ sơ sớm cho người lao động.
