QUI ĐỊNH
LƯU CHUYỂN THÔNG TIN
Phần này chúng tôi đang cập nhật
- THÔNG TIN RA BÊN NGOÀI:
- Việc thông tin ra bên ngoài phải được kiểm soát bằng sổ giao công văn.
- Các bản thông tin phải có dấu đỏ.
- Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi chuyển ra bên ngoài.
- Bản gốc được lưu giữ thành một file riêng.
- Ngày phát hành thông tin (ghi vào cột ngày tại vị trí đóng dấu trùng với ngày phát hành trong sổ công văn để dẽ dàng tra cứu.
- Thông tin ra bên ngoài trong trường hợp cần phải thông tin đến các nhân viên trong phòng thì được lưu trên bảng thông tin nội bộ của Phòng.
- Thông tin phải ghi rõ trên tờ chuyển thông tin ngày giờ lập, chuyển thông tin, thông tin có bao nhiêu tờ
- THÔNG TIN NHẬN ĐƯỢC:
- Các thông tin nhận được được lưu giữ vào file riêng (thông tin bên ngoài)
- Thông tin được ghi rõ ngày nhận được, ai chuyển thông tin, nếu cần thì có sổ nhận thông tin để kiểm soát.
- THÔNG TIN NỘI BỘ:
- Các thông tin được pho cho mỗi người một bản để giải biết và xử lý công việc.
- Thông tin được lưu trong phai thông tin ra/vào hoặc thông tin riêng của Phòng.
- Một bản copy được lưu tại bảng thông tin nội bộ của Phòng.
- Các trường hợp cần giúp đỡ của Thành viên khác thì phải thông báo, các trường hợp bàn giao phải lập biên bản.
- THÔNG TIN PHẢI HỒI:
- Khi giải quyết bất cứ vấn đề gì thì nhân viên có trách nhiệm phản hồi thông tin cho Trưởng phòng.
- Các bản báo cáo chuyển cho Trưởng phòng được để trong file hồ sơ và có tở giấy nhỏ giải trình kèm theo.
- Khi giao việc Trưởng phòng phải thông báo cáo thông tin cần thiết cho nhân viên thực hiện công việc.
