Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ
của mình? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, chúng ta có thể tự tin
là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5
phút?...
Trường hợp xấu như, một nhân viên nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả,
bây giờ chúng ta không biết hồ sơ của anh ta thế nào… Nếu bị rơi vào
các trường hợp như trên, có lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ
thống quản lý hồ sơ hiệu quả. mình giới thiệu cho mọi người một số phương pháp quản lý hồ sơ hiệu quả như sau:
1. Quản lý hồ sơ giấy
Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ toàn bộ phận của chúng ta đấy.
Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ toàn bộ phận của chúng ta đấy.
Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
Sắp xếp hồ sơ theo mỗi bộ phận và theo thứ tự ABC, một bản danh mục được in bên ngoài mỗi hồ sơ, Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần, chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục.
2. Quản lý hồ sơ máy, CD....
- Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input; Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định quét virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input; Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định quét virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
- Quản lý hồ sơ bằng Excel :
Lập một bản danh mục hồ sơ bằng Excel theo từng bộ phận với đường link truy xuất hồ sơ của nhân viên trong các folder. Phương pháp này sẽ giúp nhanh chóng tìm được hồ sơ của ứng viên mặc dù để xây dựng bảng Excel thì cũng mất nhiều công sức.
Những lỗi thường gặp:
Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).
Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy).
Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy).
Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
3. Quản lý bằng phần mềm nhân sự
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm về nhân sự khác nhau, mỗi phần mềm đều tích hợp các công cụ cần thiết cho quản trị nhân sự. Thường sử dụng cho những công ty lớn.
Trên đây là những phương pháp quản lý hồ sơ thông dụng. Nếu các bạn thấy thích hãy kết nối làm thành viên của Blog để ủng hộ mình nhé. Chúc các bạn thành công.
