QUY
ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VĂN
PHÒNG PHẨM
I - MỤC ĐÍCH:
Quản lý được việc sử dụng văn phòng
phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.
II – PHẠM VI:
Quy định này áp dụng cho việc quản
lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .
III – ĐĨNH NGHĨA:
-
VPP: “văn phòng phẩm”
IV – NỘI DUNG:
1. Định mức sử dụng:
-
Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng. Phòng HCNS lập định mức sử dụng
tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ
phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
-
Hàng quý, Phòng HCNS có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù
hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HCNS cùng
nghiên cứu để thay đổi định mức.
2. Cấp phát định kỳ:
-
Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo
biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS
xem xét.
-
Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không
đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ
duyệt.
-
Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng
để mua VPP theo yêu cầu.
-
VPP được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15
– 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho
là 20 %).
-
Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2
từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng.
Sau khi kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào thẻ kho mã số:
2/BM-QDQLVVP.
3. Cấp phát đột xuất:
-
Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu
mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem
xét.
-
Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không
đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ
duyệt.
-
Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng
để mua VPP theo yêu cầu.
-
VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng
phải ký nhận vào thẻ kho.
3. Quản lý và sử dụng VPP:
-
CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích
sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
-
Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc
sử dụng VPP của CNV trực thuộc.
-
Phòng HCNS có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm
bảo định mức tồn kho là 20 %.
V. Tài liệu tham khảo: không có.
VI. Phụ Lục:
Giấy đề nghị VPP
biểu mẫu: 1/BM-QDQLVPP
Thẻ kho
VPP
biểu mẫu: 2/BM-QDQLVPP
œ
GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM
Bộ phận:……………………………………………………………………………………………
Tháng …..năm 200….
STT
|
TÊN
VPP
|
ĐVT
|
Số lượng
|
STT
|
TÊN
VPP
|
ĐVT
|
Số lượng
|
|
1
|
Giấy A4
|
Gram
|
36
|
Bìa nút
|
Cái
|
|||
2
|
Giấy Decal
|
Gram
|
37
|
Bìa lá
|
Cái
|
|||
3
|
Bìa A4 màu
|
Tờ
|
38
|
Tămpon
|
Cái
|
|||
4
|
PXK lớn
|
Quyển
|
39
|
Hộp mực dấu
|
Hộp
|
|||
5
|
PXK nhỏ
|
Quyển
|
40
|
Kéo bấm
|
Cây
|
|||
6
|
PNK lớn
|
Quyển
|
41
|
Dao trổ giấy
|
Cây
|
|||
7
|
Phiếu thu
|
Quyển
|
42
|
Lưỡi dao trổ nhỏ
|
Cây
|
|||
8
|
Phiếu chi
|
Quyển
|
43
|
Bút lông bảng xanh
|
Cây
|
|||
9
|
Sổ tạm ứng
|
Quyển
|
44
|
Bút lông bảng đỏ
|
Cây
|
|||
10
|
Sổ quỹ tiền mặt
|
Quyển
|
45
|
Bút lông dầu xanh
|
Cây
|
|||
11
|
Sổ chi tiết thanh toán
|
Quyển
|
46
|
Tập 100 tr
|
Quyển
|
|||
12
|
Sổ tiền gửi ngân hàng
|
Quyển
|
47
|
Tập 200 tr
|
Quyển
|
|||
13
|
Kéo
|
Cây
|
48
|
Chuốt chì
|
Cái
|
|||
14
|
Thước kẻ 30cm
|
Cây
|
49
|
Hồ nước Bến Nghé 35 ml
|
Chai
|
|||
15
|
Thước kẻ dẽo
|
Cây
|
50
|
Kẹp bướm
|
Cái
|
|||
16
|
Đĩa mềm
|
Cái
|
51
|
Kệ rổ nhựa
|
Cái
|
|||
17
|
Đồ bấm kim
|
Cái
|
52
|
Gỡ kim càng cua
|
Cái
|
|||
18
|
Kim bấm
|
Hộp
|
53
|
Bìa phân trang màu
|
Tờ
|
|||
19
|
Bấm lỗ
|
Cái
|
54
|
Bút nhủ bạc
|
Cây
|
|||
20
|
Accor nhựa
|
cái/hộp
|
55
|
Bút chì 2B
|
Cây
|
|||
21
|
Bút dạ quang TL
|
Cây
|
56
|
Bút xóa TL
|
Cây
|
|||
22
|
Giấy than Horse lớn
|
Tờ/xấp
|
57
|
Bút TL027 xanh
|
Cây
|
|||
23
|
Giấy than Horse nhỏ
|
Tờ/xấp
|
58
|
Bút TL027 đỏ
|
Cây
|
|||
24
|
Giấy Note 3x3
|
Xấp
|
59
|
Ruột chì vàng
|
Hộp
|
|||
25
|
Keo trong lớn
|
Cuộn
|
60
|
Keo mouse
|
cuộn
|
|||
26
|
Keo vàng
|
Cuộn
|
61
|
Bìa lỗ nylon
|
Cái
|
|||
27
|
Keo trong 1,2F
|
Cuộn
|
62
|
|||||
28
|
Keo trong VP
|
Cuộn
|
63
|
|||||
29
|
Keo giấy 1,2F
|
Cuộn
|
64
|
|||||
30
|
Keo giấy 2,4F
|
Cuộn
|
65
|
|||||
31
|
Keo 2 mặt 1,2F
|
Cuộn
|
66
|
|||||
32
|
Keo 2 mặt 2,4F
|
Cuộn
|
67
|
|||||
33
|
Bìa còng 3F
|
Cái
|
68
|
|||||
34
|
Bìa còng 5F
|
Cái
|
69
|
|||||
35
|
Bìa trình ký đôi
|
Cái
|
70
|
Ngày….tháng…..năm
200…
|
|||
Giám
đốc duyệt
|
Phòng
HCNS
|
Trưởng
bộ phận
|
Người
đề nghị
|
THẺ KHO VĂN PHÒNG PHẨM
Tên văn phòng
phẩm:…………………………………………………………………………………..
Đơn vị
tính:……………………………………………………………………………………………..
Nhập
|
Xuất
|
|||||||||
Ngày
|
Số
lượng
|
Đ.v
sản xuất
|
Nhà
cung ứng
|
Ghi
chú
|
Ngày
|
S.lượng
|
Người
nhận
|
B.phận
|
Ký
tên
|
|
SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM
Gồm có Stt, loại VPP, qui cách đơn
vị, số lượng, ngày nhận, người nhận, bộ phận, ký tên
